Automação está mudando a forma como os escritórios realizam diligências com o uso de robôs jurídicos.

Grande parte das atividades jurídicas cotidianas ainda envolve a realização de ações repetitivas, como checar andamentos processuais, acessar sistemas judiciais, monitorar prazos, emitir certidões, coletar informações, fazer download de documentos e manter registros internos atualizados.

Quando essas tarefas são realizadas manualmente em grande quantidade, há mais chances de ocorrer atrasos, erros e retrabalho. Além disso, os profissionais bem preparados acabam tendo que destinar uma parte significativa do tempo para tarefas operacionais, o que acaba reduzindo o tempo disponível para atividades de análise, estratégia e interação com os clientes, que ficam limitadas pela correria do cotidiano.

Os robôs para diligências legais são desenvolvidos com o objetivo de automatizar certas atividades, realizando funções padronizadas em plataformas digitais. Isso permite manter os dados atualizados e permite que a equipe se dedique a tarefas jurídicas mais complexas e estratégicas.

Nos ambientes corporativos e legais, é essencial abordar o assunto com precaução. Embora a automatização possa resultar em melhorias de eficiência, alcance e monitoramento, é necessário garantir segurança, supervisão por parte de humanos, conformidade com as normas dos tribunais e integração com a administração jurídica.

O texto aborda o conceito de robôs jurídicos e explica seu funcionamento.

Os robôs jurídicos são programas automatizados que realizam atividades repetitivas comuns no campo do direito. Vários desses programas fazem uso da tecnologia RPA, que simula ações humanas em ambientes digitais.

Em termos práticos, um robô tem a capacidade de operar em um site, preencher formulários, buscar dados, fazer o download de arquivos, inserir informações, atualizar softwares e emitir avisos. O conceito é direto: se uma atividade é rotineira, segue regras específicas e ocorre em um meio digital, é possível automatizá-la.

Isso não implica que todas as atividades jurídicas devam ser automatizadas. A utilização de robôs é mais adequada em atividades que envolvem grande volume, baixo nível de complexidade e regras claras. Exemplos comuns incluem consultar o andamento de processos, verificar certidões, coletar dados em portais e monitorar movimentações.

O intuito é diminuir a carga de trabalho diária da equipe, substituindo a necessidade de acessar vários sistemas manualmente por consultas automatizadas realizadas por um robô, que registra os resultados e alerta sobre novidades, erros ou exceções.

Essa organização auxilia a tornar a operação mais previsível, permitindo que o escritório acompanhe os processos de forma mais consistente, diminua erros de acompanhamento e foque a atenção em áreas que necessitam de análise.

Qual distingue os robôs jurídicos, a automação e a inteligência artificial generativa?

Embora sejam frequentemente mencionados em discussões sobre transformação digital, robôs jurídicos, automação e IA generativa não são sinônimos.

A automação é um conceito abrangente que se refere à utilização de tecnologia para realizar atividades com menos intervenção humana. Isso pode englobar desde alertas, fluxos de trabalho automatizados, preenchimento automático de informações, integração de sistemas até a execução de tarefas rotineiras de forma automática.

Os robôs jurídicos são um tipo particular de automação que geralmente trabalha com procedimentos padronizados, como acessar um processo em um site específico, fazer o download de uma atualização, gerar um documento ou modificar um registro.

A inteligência artificial generativa lida com linguagem natural, sendo capaz de auxiliar em resumos, análises iniciais, estruturação de documentos, redação assistida e destaque de informações importantes em textos legais.

Na prática, essas tecnologias podem trabalhar juntas de maneira colaborativa. Um robô jurídico pode buscar uma decisão judicial em um sistema de tribunal e, posteriormente, uma ferramenta de IA pode auxiliar na síntese do conteúdo, na identificação de riscos e na organização das informações para serem revisadas por humanos.

Essa junção é eficaz, porém requer gerenciamento. A automatização realiza tarefas, a inteligência artificial auxilia na análise, enquanto o especialista em direito confirma, interpreta e toma decisões.

Principais usos de robôs na área jurídica durante investigações.

Os robôs legais para tarefas de investigação podem auxiliar em várias atividades cotidianas, principalmente em situações com grande quantidade de processos.

Supervisão automatizada de procedimentos.

Uma das utilizações mais frequentes é a supervisão de procedimentos em plataformas como PJe, eSAJ, e-Proc, e em outros sites judiciais. O robô pode verificar movimentações, decisões, notificações e mudanças de status em horários previamente estabelecidos.

Essa supervisão auxilia na diminuição de verificações feitas manualmente e aprimora a prontidão da equipe. Quando ocorre uma nova ação, o sistema consegue registrar a informação e emitir um alerta para a pessoa responsável.

Obtenção de informações referentes a processos judiciais.

Em grandes quantidades de documentos, a coleta manual de dados consome tempo e aumenta a chance de erros. Autômatos podem buscar informações como o número do processo, as partes envolvidas, a categoria, o assunto, datas importantes, movimentações e documentos disponíveis.

Quando esses dados são incorporados ao sistema jurídico, a função passa a contar com informações mais recentes para a elaboração de relatórios, monitoramento de prazos e administração da carteira.

Verificação de documentos oficiais e públicos.

Algumas tarefas demandam consultas frequentes a certidões negativas, registros públicos, bases institucionais e dados cadastrais. A automatização pode diminuir o tempo necessário para realizar essas diligências e estruturar as provas para a revisão.

Essa prática é particularmente vantajosa em situações que envolvem um grande número de consultas padronizadas, como em processos de auditoria, due diligence, cobranças rotineiras ou monitoramento de obrigações.

Análise de decisões judiciais e monitoramento de cortes de justiça.

Os robôs podem auxiliar na obtenção de decisões, acórdãos e movimentações nos tribunais, desde que sigam as normas técnicas e restrições de acesso de cada sistema, podendo ser úteis em monitoramentos frequentes.

Para times que lidam com questões recorrentes ou assuntos delicados, essa automação ajuda a detectar novas informações de forma mais rápida.

Protocolo em lote por meio eletrônico.

Em certas atividades, a automação pode auxiliar em procedimentos repetitivos, desde que haja supervisão rigorosa, verificação por parte de humanos e obediência às normas pertinentes. Isso representa uma aplicação mais delicada, já que envolve a execução de processos e requer cuidado extra.

Em tais situações, a automação deve ser utilizada como suporte nas operações, em vez de ser vista como uma substituição do trabalho de conferência feito por profissionais.

Avisos sobre mudanças e datas limite.

Os robôs podem emitir alertas de acordo com programações pré-estabelecidas ou de forma instantânea, auxiliando a equipe a dar prioridade às atividades mais importantes. Isso diminui a necessidade de verificar manualmente e aprimora a capacidade de rastrear o progresso.

Escritórios que lidam com grande quantidade de trabalho se beneficiam de alertas bem organizados, que permitem distinguir entre tarefas comuns e aquelas que requerem atenção imediata.

Vantagens para empresas e setores legais.

A automação de tarefas é benéfica quando integrada a procedimentos bem elaborados. O grande benefício não está apenas na rapidez, mas sim em diminuir possíveis vulnerabilidades operacionais.

Dentre os benefícios mais significativos, destacam-se:

Diminuição de atividades manuais: O time não precisa mais dedicar tanto tempo a consultas que se repetem e pode concentrar seus esforços em análises jurídicas, estratégias e atendimento ao cliente.

Renovação constante de dados: os robôs podem realizar tarefas em momentos específicos, o que mantém a carteira atualizada com mais frequência e diminui a probabilidade de atrasos na detecção de transações.

Menor probabilidade de erros de seguimento: consultas automatizadas e notificações diminuem a necessidade de verificações manuais, principalmente em portfólios grandes.

Paráfrase: A obtenção de economia de escala é essencial para operações que lidam com um grande número de processos, pois é necessário ter uma estrutura capaz de lidar com o volume. A automação é uma maneira de realizar atividades repetitivas sem a necessidade de aumentar a equipe na mesma medida.

Rastreabilidade: ao ser incorporada à administração jurídica, a automatização registra a sequência de ações, os momentos em que ocorreram, os desfechos e as situações fora do comum, o que torna mais fácil a realização de auditorias e a prestação de contas.

Maior disponibilidade para atividades estratégicas: profissionais do direito e líderes podem se dedicar a decisões que demandam interpretação, negociação, avaliação de riscos e interação interpessoal.

Atividade manual	Risco comum	Como a automação ajuda
Consulta diária de processos	Atrasos e falhas de acompanhamento	Executa verificações programadas
Coleta de dados em portais	Informações incompletas	Padroniza extração e registro
Emissão de certidões	Tempo operacional elevado	Automatiza consultas repetitivas
Controle de movimentações	Dependência de planilhas	Gera alertas e histórico de atualização
Atualização de sistemas	Retrabalho	Integra informações à gestão jurídica

Realização de tarefas por meio das mãos.

Perigo habitual

De que maneira a automação proporciona benefícios.

Verificação diária de procedimentos judicialmente registrados.

Problemas de pontualidade e falta de seguimento

Realiza inspeções agendadas.

Recolha de informações em plataformas online.

Informações que não estão completas.

Estabelece um formato comum para a extração e a documentação.

Emissão de documentos oficiais.

Alto tempo de operação.

Automatize consultas que são feitas repetidamente.

Gestão de deslocamentos

Uso excessivo de planilhas.

Cria avisos e regista o histórico de mudanças.

Melhoria dos sistemas em uso.

Refazer um trabalho anteriormente realizado.

Incorpora dados na administração legal.

A verdadeira vantagem ocorre quando o robô não opera sozinho. A automatização deve ser integrada a um sistema de gestão sólido, que esteja vinculado a prazos, responsáveis, documentos e métricas.

Automação de processos no sistema judiciário: quais as implicações para os advogados que atuam na área privada

O emprego de tecnologia no sistema judiciário do Brasil evidencia que a automação e a inteligência artificial já estão integradas à modernização do campo jurídico.

No Supremo Tribunal Federal, o sistema Victor é empregado desde 2017 para ajudar na avaliação de assuntos de grande impacto durante a seleção de recursos recebidos. A ferramenta Rafa foi criada para ajudar na categorização de processos com base nos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030 da ONU. Por sua vez, a VitórIA categoriza processos com temas semelhantes, facilitando a identificação de conjuntos de casos relacionados.

No STJ, o STJ Logos foi introduzido como um recurso de IA generativa para auxiliar na análise de processos e na criação de documentos, mostrando como tecnologias de automação e inteligência artificial estão sendo utilizadas em contextos jurídicos de grande complexidade.

Na advocacia privada, esses casos não implicam que os escritórios devam imitar precisamente as decisões dos tribunais. O aspecto fundamental é que a prática jurídica está se tornando cada vez mais digital, baseada em dados e auxiliada por tecnologia.

Neste cenário, empresas que ainda utilizam métodos manuais, controles separados e processos pouco conectados podem ver sua eficácia e transparência comprometidas. A implementação de automação de tarefas é uma maneira de adequar a operação a esse novo modelo de trabalho.

Como colocar em prática a utilização de robôs no ambiente jurídico para realizar diligências no escritório.

A primeira etapa da implementação deve ser identificar quais atividades demandam muito tempo, têm regras bem definidas e não agregam muito valor intelectual quando realizadas manualmente.

Identifique e liste atividades que são feitas com frequência e em grande quantidade.

Enumere tarefas como verificação de transações, obtenção de arquivos, emissão de declarações, inserção de dados em sistemas, verificação de situações e criação de notificações.

Em seguida, dê prioridade às atividades que possuem maior quantidade, maior probabilidade de erro ou custo operacional mais elevado.

Analise as normas dos sistemas aos quais você tem acesso.

Nem todos os portais possuem a mesma capacidade de automação. Antes de utilizar robôs, é fundamental analisar os termos de serviço, restrições técnicas, normas judiciais, funcionamento dos sistemas e proteção das credenciais.

Essa precaução impede que a automatização cause questões relacionadas a acesso, falta de estabilidade ou violação de normas.

Incorpore a automação ao sistema de gestão jurídica.

O robô deve ser integrado a um sistema de administração para que a operação possa processar dados de forma eficaz e obter insights significativos.

Quando incorporada a um programa de computador voltado para o campo jurídico, a automatização auxilia na modernização de procedimentos, na atribuição de tarefas, no registro de atividades, na produção de relatórios e no monitoramento de métricas.

Soluções como o Legal One ajudam a ordenar dados, estabelecer processos e aumentar a transparência nas atividades jurídicas, estabelecendo uma fundação mais robusta para a implementação de automatizações.

Defina o termo supervisão humana.

Os robôs devem desempenhar funções de apoio durante a operação, com a supervisão humana sendo fundamental para verificar situações especiais, analisar dados cruciais, determinar abordagens estratégicas e assumir a responsabilidade por decisões importantes.

Essa etapa de revisão impede o uso da automação de maneira indiscriminada.

Elaborar estratégias de reserva.

Sistemas podem passar por mudanças, portais podem ficar fora do ar e robôs podem apresentar falhas. Portanto, é essencial que a operação esteja preparada com alertas de erro, registros de atividades, testes regulares e planos de contingência.

A automação deve minimizar perigos, em vez de gerar uma dependência oculta.

Restrições e precauções no emprego de robôs no ramo jurídico.

É importante considerar os aspectos éticos, técnicos e processuais ao utilizar robôs na área jurídica.

Uma das primeiras medidas a serem tomadas é garantir a segurança dos dados, que podem abranger informações pessoais, sensíveis e estratégicas. Ao utilizar a automação, é importante seguir as diretrizes da LGPD, garantindo controle de acesso, transparência nos objetivos e segurança na manipulação das informações.

Outra questão importante é a proteção das informações de acesso. Robôs que se conectam a sistemas devem gerenciar logins e senhas de maneira segura. A divulgação inadequada, a falta de registro de atividades e a ausência de controle de acessos contribuem para elevar os riscos.

É importante seguir as normas dos tribunais e sistemas que são utilizados. Cada ambiente pode apresentar restrições técnicas, políticas de utilização e limitações específicas, as quais devem ser consideradas ao implementar a automação.

A atenção aos procedimentos legais delicados é fundamental. A validação profissional é necessária para protocolos, manifestações, acordos e decisões estratégicas. Embora a tecnologia possa auxiliar em tarefas operacionais, não deve substituir a responsabilidade técnica do advogado.

Finalmente, é essencial que a operação esteja atenta às falhas. Se o robô parar de operar sem que ninguém perceba, a automação pode se tornar um risco em vez de uma medida de redução de riscos. Logs, alertas de discrepâncias e procedimentos de auditoria são elementos cruciais nesse processo.

Exemplo concreto: mecanização na verificação do andamento de um processo.

Pense em um cenário onde um escritório gerencia diversos processos judiciais em diferentes tribunais. Antes da automatização, os membros da equipe precisavam verificar individualmente os sistemas, anotar as atualizações em planilhas e enviar notificações por e-mail ao identificarem mudanças.

Com o crescimento da lista de clientes, esse procedimento passa a causar atrasos. Alguns registros são feitos tardiamente, arquivos são armazenados em diretórios distintos e a supervisão não consegue identificar prontamente quais situações requerem intervenção.

Ao utilizar robôs jurídicos para diligências, o escritório automatiza a busca em portais por meio de programação. O robô detecta mudanças recentes, atualiza o sistema legal, associa arquivos ao caso e emite notificações para os envolvidos.

A equipe economiza tempo ao evitar a repetição de verificações e passa a concentrar seus esforços em situações específicas, como movimentações importantes, prazos urgentes, decisões negativas ou documentos que necessitam de avaliação.

A consequência é uma atividade mais estruturada, com redução de tarefas repetitivas, maior transparência e otimização do tempo dedicado ao aspecto legal.

Resumo, consideração final.

Robôs desenvolvidos para realizar diligências no âmbito jurídico têm o potencial de diminuir o trabalho manual, aumentar o controle e aprimorar a atualização dos dados processuais. Para escritórios e setores jurídicos, a estratégia mais recomendada é iniciar a implementação da automação por atividades repetitivas, integrando-a à gestão jurídica e mantendo a supervisão humana em áreas cruciais.

A tecnologia se torna valiosa quando está integrada a procedimentos bem definidos, informações confiáveis e uma estrutura de governança. Sem esses elementos fundamentais, a automação apenas intensifica a desordem de tarefas. Por outro lado, quando utilizada em conjunto com um método adequado, a tecnologia auxilia na criação de processos operacionais mais eficazes, com capacidade de rastreamento e prontidão para lidar com grandes quantidades de trabalho.

Os robôs jurídicos não substituem a análise feita por profissionais, mas permitem que advogados e gestores tenham mais tempo para se dedicar à estratégia, interpretação, negociação e interação com os clientes.

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