Análise de dados para firmas de advocacia: impactos na administração.
O emprego de análise de dados em escritórios de advocacia, conhecido como Jurimetria, geralmente tem início com uma solicitação básica: aprimorar a compreensão dos acontecimentos na prática jurídica. Quantos casos estão em andamento? Onde estão os principais desafios? Qual equipe está enfrentando maior carga de trabalho?
Sem informações organizadas, essas respostas são influenciadas por interpretações pessoais. Com análise de dados, tornam-se fundamentadas em dados estruturados.
Na prática, isso modifica o processo de tomada de decisões, tornando possível antecipar problemas, adequar recursos e aprimorar a qualidade das entregas, ao invés de simplesmente reagir às demandas imediatas.
Por que as decisões jurídicas são tomadas sem informações suficientes?
Apesar da abundância de informações disponíveis, muitos escritórios ainda não possuem uma visão unificada de suas operações devido à dispersão dos dados. Estes estão armazenados em diversos locais, como sistemas jurídicos, planilhas e nos processos cotidianos das equipes.
Uma situação usual ocorre em ambientes de trabalho que possuem várias carteiras de processos judiciais e que precisam determinar onde focar os esforços, porém não possuem uma visão precisa sobre a quantidade de processos por cliente, em que etapa se encontram ou se os prazos estão sendo cumpridos.
Neste cenário, a tomada de decisão é feita com base nas necessidades imediatas, e não em critérios claros e objetivos. Sem uma avaliação estruturada das informações disponíveis, a gestão passa a agir de forma reativa.
Qual é o significado de implementar análises na realidade?
O emprego de análise de dados em escritórios de advocacia não se inicia com tecnologia sofisticada, mas sim com a organização das informações.
Na prática, consiste em converter informações operacionais em insights relevantes para orientar a tomada de decisões. Esse procedimento pode ser dividido em três etapas distintas:
Síntese de informações
Os detalhes relativos a procedimentos, prazos e tarefas devem ser centralizados em um único local para evitar discordâncias e retrabalho.
Organização de métricas
Informações soltas não são suficientes para embasar escolhas. É fundamental estabelecer indicadores que estejam em sintonia com a prática do campo jurídico.
Estabelecimento de um procedimento regular de avaliação
Além de apenas visualizar dashboards, é fundamental monitorar regularmente os dados e integrá-los às decisões cotidianas.
Que tipos de decisões podem contar com o suporte de informações?
Quando devidamente organizado, a análise de dados auxilia na tomada de decisões em várias áreas da atividade jurídica.
- Controle de capacidade: observação da dispersão de tarefas e distribuição equitativa da carga de trabalho entre os times.
- Controle de prazos: detecção de atrasos frequentes e previsão de possíveis problemas.
- Análise de retrabalho e problemas operacionais que afetam a qualidade das entregas.
- Melhor entendimento da evolução das carteiras e da exposição ao risco por meio do relacionamento com o cliente.
As escolhas são fundamentadas em informações concretas, não apenas em impressões.
A função da controladoria jurídica e das operações legais.
A gestão jurídica e as estratégias de operações legais são essenciais para facilitar a utilização sistemática de informações na operação.
Essas áreas organizam os registros, uniformizam os dados e asseguram a coerência entre os times. Sem essa fundação, a análise de dados perde sua credibilidade e relevância estratégica.
Utilização de dados e análise estatística para além do funcionamento interno.
Além das informações práticas, a utilização da jurimetria expande a avaliação para o desempenho do sistema judicial.
Essa metodologia possibilita analisar tendências de decisões, tempo médio de processamento e padrões por categoria de processo ou localidade.
Incorporada à administração interna, essa análise auxilia em:
- Melhor avaliação de perigos de forma mais exata.
- Elaboração de planos legais com base em experiências anteriores.
- Adaptação das expectativas em colaboração com o cliente.
Como a análise de dados influencia a experiência do cliente.
O uso de análise de dados também modifica a maneira como o cliente monitora seus processos legais.
Com informações organizadas, a empresa pode fornecer dados mais transparentes, comparáveis e estáveis ao longo do tempo, aprimorando a comunicação e consolidando a confiança.
Em que ponto a tecnologia se insere nessa situação?
A tecnologia permite a utilização de análises de dados, contanto que haja uma base de dados bem organizada.
Soluções legais auxiliam na organização de dados, estabelecem métricas e fornecem análises confiáveis, facilitando a tomada de decisões diárias por meio de plataformas como Legal One e Legal One Analytics.
Como iniciar a utilização de análise de dados no ambiente de trabalho.
A implementação de análise de dados não requer uma mudança total na operação.
Uma maneira eficaz de começar é optar por uma decisão frequente, como a distribuição de tarefas ou o acompanhamento de prazos, e analisar os dados existentes que podem auxiliar nesse processo.
Com poucos dados significativos e um método básico de monitoramento, o escritório está progredindo lentamente em sua capacidade analítica.
O emprego de análise de dados em escritórios de advocacia vai além da simples representação visual de informações. Quando organizado de forma adequada, auxilia na tomada de decisões relacionadas à capacidade, prazos, qualidade e riscos, tornando a operação mais previsível e uniforme.
